Estas últimas semanas te he estado contando cómo empezar a hacer e-learning en tu organización. Así que, si ya te he convencido, hoy quiero contarte cómo hacer frente a una de las etapas más farragosa, tediosa y también por qué no decirlo, aburrida de la organización de un curso e-learning: la organización del contenido creados por los expertos de tu curso.

Si aún no tienes muy claras las fases de creación de tu curso, te recomiendo esta guía de metodologías de e-learning elaborada por la FAO donde podrás encontrar información detallada y casos prácticos de cómo planificar todo lo referente a tu curso online.

Si ya tienes claro cómo va tu curso, habrás advertido que todo curso una vez planificados los objetivos, público destinatario, método de distribución y contexto del alumnado, necesita que alguien cree lo que en e-learning llamamos contenido base o contenido en bruto.

Las pesonas encargadas de realizar ese material “primigenio” no siempre tienen conocimientos de formación online y muy raras veces saben algo de diseño instruccional. Aún así, trabajar con ellos en el marco de una metodología de formación online nos ayudará a agilizar procesos y permitirá que el tratamiento y la posterior producción de contenidos sea mucho más sencilla.

Como en cualquier proyecto, si cuentas con más de un experto (que suele ser lo habitual), lo primero será realizar una reunión presencial o virtual con un objetivo claro: explicar la metodología y unificar criterios. A esta reunión es importante que lleves bien definidos cómo mínimo:

• • Objetivos del curso
  • Población a la que va destinado
  • Metodología que seguirá el curso: autoformacin, casos prácticos, navegación secuenciada, etc
  • Plantillas de trabajo

Cuando comenzé a trabajar simplemente me dedicaba a recibir toneladas y toneladas de words con distintos tipo de letra, colores, títulos, numeración… Parecía que cada autor tenía su propia vida en un universo paralelo y nunca recibía dos documentos iguales; ni tan siquiera con un formato similar.

Así que no tardé mucho en aprender que preparar unas plantillas para los autores era seguramente la mejor idea del mundo para ahorrar tiempo má adelante.

Las plantillas deben tener tres cosas fundamentalmente:

• • 1. Espacio claramente delimitado
    2. Sección para notas o aclaraciones
    3. Leyenda de colores claramente definida para que el autor sepa qué colores debe usar en cada caso para indicar la importancia de cada elemento

Las plantillas se pueden hacer en Word/Openoffice o en Powerpoint/Impress dependiendo de la naturaleza y necesidades del proyecto.

Si ya tienes una idea de cómo va a ser el aspecto estético de tu curso, puedes usar una imagen para acotar el espacio en la plantilla y que el autor vea cómo va a quedar ese contenido.

Si no tienes una maqueta gráfica, puedes acotar el espacio usando simplemente recuadros, y cajas que simulen los distintos elementos de la interfaz que luego reemplazarás por el diseño final.

Aquí te dejo un ejemplo de una plantilla que realizamos hace algún tiempo en Word con contenidos con mucha abundancia de texto.

Este otro ejemplo corresponde a un caso real en el que personal sanitario con amplia experiencia en el cuidado de neonatos tenía que elaborar contenidos para formar a sus compañeros que se incorporaban a la UCI pediátrica. Para unificar y reducir tiempos de pre-producción, se les entregó a todos los expertos un bloque de plantillas para introducir textos y evaluaciones. Esta simple medida permitió que casi una decena de personas que elaboraron contenido para este proyecto lo hiciesen de una manera mucho más unificada.

(Esto sólo entre tú y yo… a ver, no te voy a engañar, en todos los proyectos hay un espíritu que va por libre y quiere volar alto. Así que, si, en ese proyecto también recibimos algún que otro atropello al gusto estético y a la organización, a pesr de haber dejado muy claro cómo se usaban las plantillas. Pero fue un único caso)

Usar plantillas permite a los expertos tener una idea más exacta de lo que se va a hacer con su contenido. Al ver cómo queda espacialmente tienden a sintetizar mejor, a mejorar la redacción de sus párrafos y logran una mayor coherencia en sus textos.

En cuanto a la organización física de carpetas, documentos, revisiones, etc, no existe un método único pero yo te comparto el que usamos aquí en Contidos y que nos ha funcionado muy bien tanto cuando trabajamos individualmente como cuando hemos sido varias personas en el equipo.

Seguimos la siguiente organización:

Siempre creamos una carpeta para cada proyecto y dentro de esta carpeta organizamos todo el material de acuerdo a la estructura que has visto en la imagen anterior.

Siguiendo este sistema, nos resulta también sencillo encontrar cosas en proyectos anteriores y sumar personas al equipo porque todos tienen muy claro donde debe ir cada cosa.

En la carpeta “Material expertos” guardamos todos los textos originales que nos envían los autores del contenido. Si hay varios autores, creamos una carpeta para cada uno de ellos. Además, creamos una carpeta de “plantillas” en la que guardamos los modelos que enviamos a cada autor para introducir su contenido.

En la carpeta “Producción” almacenamos todo lo referente a la herramienta de autor que usamos (editables, ejecutables, etc.) en una subcarpeta, las locuciones si las hay en otra carpeta y en una tercera carpeta metemos todos aquellos recursos que hemos usado en la producción: vídeos, imágenes, montajes, pdfs, etc. En el raíz de esta carpeta es dónde solemos guardar los guiones instruccionales ya listos antes de meterlos a producción.

La tercera carpeta que compone esta organización es la de “Revisiones”. En ella solemos hacer una división en dos subcarpetas: revisiones autores, revisiones producción. En la primera metemos todas las versiones de las plantillas ya cubiertas por los expertos en contenido y en la segunda guardamos todos los comentarios del resto de actores sobre el contenido ya producido.

Espero que esto que hoy he compartido contigo te sirva para organizar bien el contenido de tus expertos.

Si tienes algún truco de organización… Compártelo conmigo en los comentarios ;).